A fájlok eredete – tájékoztató az AVDH kivezetéséről és az elektronikus dokumentumok hitelesítésről  

Az adószámmal rendelkező egyesületek, alapítványok gazdálkodó szervezetek. Ezért a hatóságokkal (pl. NAV-val, a Kormányhivatallal, az állami és önkormányzati szakhatóságokkal) elektronikusan, a cégkapun keresztül tartják a kapcsolatot. Az elektronikus úton benyújtott kérelmeket, dokumentumokat is hitelesíteni kell. Az elektronikus hitelesítésnek lényegében azonos a funkciója, mint a „papír alapú” világban az aláírásnak. Korábban sok szervezetnek nem is tűnt fel a hitelesítés kötelezettsége. Az ÁNYK Program, az e-Papír és a magyarorszag.hu oldalon keresztül beküldött dokumentumokat az adott alkalmazásba integrált AVDH szolgáltatás lényegében automatikusan végezte.  Ez az AVDH szolgáltatás október 31-én megszűnt. Da ekkor, hogyan kell hitelesíteni az elektronikus dokumentumokat?

Kormányhivatalok

2025. november 1-jétől az AVDH helyét egy új szolgáltatás, a Felhasználó Dokumentumhoz Rendelése (FEDOR) veszi át. A FEDOR alkalmazása azonban nem azonos értékű a korábbi AVDH szolgáltatással. Kizárólag a benyújtó személy adatait igazolja. A FEDOR ezért nem használható azokban a hatósági ügyekben, amikor mindenképp szükséges annak igazolása, hogy az aláírásra jogosult személy jár el a szervezet képviseletében.

 A Közigazgatási és Területfejlesztési Minisztérium által kiadott tájékoztató szerint kormányhivatalok és járási hivatalok az elektronikus ügyintézésre kötelezett gazdálkodó szervezetek által benyújtott dokumentumokat csak az aláírásra jogosult képviselő(k) minősített – vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú – elektronikus aláírásával, illetve ilyen (a szervezetet azonosító) elektronikus bélyegzővel ellátva fogadhatják el. A Digitális Állampolgárság Program eAláírás funkciója nem használható cégjegyzésre. A civil szervezet képviselője az eAláírás alkalmazással nem tudja aláírni a szervezet nevében benyújtott elektronikus iratokat. Érdekes módon a tájékoztató szerint azonban lehetséges, hogy a szervezet teljes jogkörű meghatalmazást adjon egy természetes személyeknek, aki a DÁP eAláírás funkciójával is be tudja nyújtani az iratokat.

NAV

A NAV gazdálkodó civil szervezetektől változatlanul megköveteli az elektronikus ügyintézést. Az adószámmal rendelkező szervezetek a nyilatkozatokat, bevallásokat kötelesek hitelesíteni. A NAV a Magyar Elektronikus Aláírás Szövetség (MELASZ) kérésére tájékoztatót adott ki. Ez alapján a DÁP eAláírás szolgáltatása nem használható a gazdálkodó szervezetek ügyintézési és kapcsoltatási kötelezettségeinek teljesítése során. Sem a szervezet képviselője, sem a szervezet képviseletével meghatalmazott más személy nem hitelesítheti a DÁP eAláírás alkalmazásával a NAV felé benyújtott nyilatkozatokat. A NAV tudomásunk szerint azonban nem adott ki új állásfoglalást arról, hogy miként kell a dokumentumokat hitelesíteni, az AVDH szolgáltatás megszűnése után. A DÁP törvényből és annak végrehajtási rendeletekből tudunk kiindulni.

A fent említett FEDOR szolgáltatás várhatóan nem lesz elegendő az adóbevallások és más, jogilag kötelező nyilatkozatok hitelesítéséhez az egyesületek, alapítványok esetében. Hiteles jognyilatkozatok megtételéhez:

–        legalább minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú – elektronikus aláírást. illetve ilyen bélyegzőt kell használni.

–        de ajánlott a minősített elektronikus aláírást vagy minősített elektronikus bélyegzőt használni;

Ha az ügyintézés során teljes bizonyító erejű magánokirat benyújtására van szükség. (pl. a meghatalmazás bemutatása), akkor az elektronikus iratot:

–        a szervezet képviseletében eljáró személy minősített elektronikus aláírásával, vagy a szervezet minősített elektronikus bélyegzőjével kell hitelesíteni.

–        Megfelelő még a minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú – elektronikus aláírás. vagy a minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú bélyegzővel történő hitelesítés.

Amennyiben a szervezetnek az általa kiállított papíralapú magánokiratról (pl. az alapszabályról, alapító okiratról) hitelesített elektronikus másolatot kell benyújtani, akkor köteles a papíralapú okiratnak való képi vagy tartalmi megfelelést biztosítania. Emellett a szervezet az elektronikus másolatot:

–        minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus bélyegzővel látja el (a bélyegző a szervezetet azonosítja),

–        vagy elektronikus aláírással és elektronikus időbélyegzővel látja el (az elektronikus aláírás a képviseletet gyakorló személyt azonosítja).

Bíróság

A civil szervezetek nyilvántartási ügyeiben az elektronikus ügyintézés a magyarorszag.hu oldalon elérhető iForm űrlapok beküldésével teljesíthető. A hitelesítés jelenleg a FEDOR rendszer használatával történik. Nem találkoztunk olyan esettel, amikor a bíróság a minősített aláírást/ bélyegzőt vagy a minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírást/bélyegzőt kért volna pl. a nyilvántartásba vétel, a változásbejegyzés, a megszűnés. törlés, az adatszolgáltatás kapcsán. Megítélésünk szerint ez nem is nagyon fog változni. Többek között azért gondoljuk így, mert:

1. a DÁP törvény szerint azok a szervezetek, amelyek nem minősülnek gazdálkodó szervezetnek nem kötelezettek elektronikus kapcsolattartásra.
2.  a bíróság eddig is inkább az elektronikus iratok hitelességét követelte meg, az AVDH ebből a szempontból inkább túlbiztosítást jelentett.  

Ha változást tapasztalunk, vagy választ kapunk az ezzel kapcsolatban feltett kérdéseinkre azonnal jelezni fogjuk. A cikket frissíteni fogjuk!