A civil szervezeti beszámolók letétbe helyezésével és közzétételével kapcsolatos fontosabb információk
A határidő:
A 2023. évről szóló beszámolók benyújtási határideje 2024. május 31.
A beszámoló benyújtásának módja
A beszámolót és közhasznúsági mellékletet
- elektronikus úton (Ügyfélkapun vagy Cégkapun keresztül) vagy
- papír alapon postai úton (1363 Budapest, Pf.24.), illetve
- papír alapon személyesen az OBH Ügyfélszolgálati Irodáján (1055 Budapest, Szalay u. 16.) lehet benyújtani.
Az elektronikus eljárásra kötelezett szervezetek (pl. közhasznú szervezetek, szövetségek) a beszámolójukat kizárólag elektronikus úton nyújthatják be.
Azok a szervezetek, amelyeknek mérleg fő összege eléri az 5 miliő forintot csak elektronikusan nyújthatják be a beszámolót.
Azok a szervezetek, melyek nincsenek elektronikus útra kötelezve, választásuk szerint elektronikusan vagy papír alapon is eljárhatnak.
Gyakori hiba az e-mail-ben való beszámoló megküldés, amely nem felel meg hatályos jogszabályoknak, az így érkező beszámolót az OBH-nak nem áll módjában közzétenni.
“Űrlapkényszer”
A beszámolók kizárólag az Országos Bírósági Hivatal (OBH) által rendszeresített űrlapok legfrissebb közzétett verzióján nyújthatók be, melyek kitöltéséhez Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) program szükséges. Jelenleg háromféle űrlap áll rendelkezésre:
PK-941 Az egyszeres könyvvitelt vezető egyéb szervezet egyszerűsített beszámolója és közhasznúsági melléklete
PK-942 A kettős könyvitelt vezető egyéb szervezet egyszerűsített éves beszámolója és közhasznúsági melléklete
PK-943 A kettős könyvitelt vezető egyéb szervezet éves beszámolója és közhasznúsági melléklete
A PK-943 űrlap a Számiteli törvény szerinti éves beszámoló, amelyet akkor köteles készíteni a szervezet, ha két egymást követő üzleti évben a mérleg fordulónapján a következő három mutatóérték közül bármelyik kettő meghaladja az alábbi határértékeket:
- a mérlegfőösszeg az 1200 millió forintot,
- az alaptevékenységből, valamint a vállalkozási tevékenységből származó éves (ár)bevételének együttes összege a 2400 millió forintot,
- az üzleti évben átlagosan foglalkoztatottak száma az 50 főt.
A beszámoló űrlapok telepítése az ÁNYK programba
A beszámoló űrlapok és részletes kitöltési útmutatóik az alábbi oldalon érhetőek el: https://birosag.hu/eljarasok-nyomtatvanyai/civil-eljarasok-urlapjai/civil-beszamolok
A birosag.hu oldalon publikált ÁNYK űrlapok .jar kiterjesztésű fájljai az ÁNYK keretprogramban közvetlenül is letölthetők az alábbi módon.
ÁNYK-programon belüli telepítés (amennyiben korábban került már az ÁNYK-jába telepítésre egyéb bírósági (pl. beszámoló) nyomtatvány)
Szerviz → Frissítések → Tovább → OBHGEPI kiválasztása → Tovább → Újdonságok 2. → OBHGEPI_PK-742 nyomtatvány kiválasztása → Telepít
Az űrlapok telepíthetők böngésző alkalmazásokon keresztül is. Tapasztalatunk szerint már ebben az esetben sem kell módosítani a böngészőprogram beállításait.
Könyvviteli szolgáltató megbízása
A szervezet akkor köteles mérlegképes könyvelői szakképesítéssel és a tevékenység ellátására jogosító engedéllyel rendelkező személyt megbízni vagy alkalmazni a könyvviteli szolgáltatás körébe tartozó feladatok irányítására, vezetésére és a beszámoló elkészítésére, ha az éves (éves szintre átszámított) bevétele a tárgyévet megelőző két üzleti év átlagában, ennek hiányában az üzleti évben várhatóan meghaladja a 20 millió forintot. (Ez az értékhatár korábban 10 millió Ft volt. 2023. január 1-től változott a 479/20216 Korm. rendelet 15. § (2) bekezdése).
A mérlegképes könyvelői szakképesítés alatt:
- az okleveles könyvvizsgálói szakképesítést
- mérlegképes könyvelői szakképesítést,
- a mérlegképes könyvelői szakképesítéssel egyenértékű szakképesítést
A tevékenység ellátására jogosító engedéllyel rendelkező szakképzett könyvelőket a Pénzügyminisztérium adatbázisában lehet megtalálni:
https://penzugyiszakkepzes.kormany.hu/nevjegyzek-konyvviteli-szolgaltatast-vegzok
Az is szabályos, ha az arra kötelezett szervezet olyan céget bíz meg a beszámoló elkészítésével, a könyvelésnek irányításával, amelyik a megfelelő végzettséggel és engedéllyel rendelkező személyt alkalmaz.
A beszámoló elfogadása
A beszámolót és közhasznúsági mellékletet a vonatkozó jogszabályok szerint egyesületek esetében a közgyűlésnek (küldöttgyűlésnek), alapítványok esetében a kuratóriumnak kell elfogadnia. Az elfogadott beszámolót pedig az Országos Bírósági Hivatal felé kell megküldeni. Gyakori hiba, hogy a szervezet a közgyűlés vagy a kuratórium jóváhagyása nélkül helyezi letétbe a beszámolót. A beszámoló űrlaphoz ugyan nem kötelező csatolni a beszámolót elfogadó ülés/határozathozatal jegyzőkönyvét, illetve a döntést. Az ÁSZ azonban az ellenőrzés során bekéri ezt a jegyzőkönyvet is.
A beszámoló aláírása
A Sztv. előírása értelmében a beszámolót a képviseletre jogosult személynek alá kell írnia a hely és a keltezés feltüntetése mellett. (Sztv. 20. § (6) bekezdés, 99. § (5) bekezdés) A civil szervezet vezetője az aláírással vállalja a felelősséget a beszámolóban szereplő adatok tekintetében. A beszámoló letétbe helyezése, közzététele nem mentesít az aláírási kötelezettség teljesítése alól. Az OBH-nak megküldött elektronikus űrlap nem tartalmazza a szervezet képviselőjének aláírását, de a szervezetnek rendelkeznie kell aláírt példánnyal, amit Számv. tv. szerint köteles megőrizni.
A beszámolók befogadása az OBH által
A papír alapon megküldött beszámolót az OBH kizárólag eredetben, keltezéssel ellátva, a tárgyév, illetve az időszak pontos feltüntetésével, valamint a képviselő aláírásával ellátva fogadja el.
Elektronikus megküldés esetén beszámoló közvetlenül a szervezet Cégkapuján vagy a képviselő Ügyfélkapuján nyújtható be. Ha nem a szervezet saját Cégkapuján, illetve a képviselő Ügyfélkapuján keresztül kerül a beszámoló benyújtásra, a jogosultságot meghatalmazás csatolásával igazolni szükséges.
A meghatalmazását teljes bizonyító erejű magánokiratba kell foglalni, formai követelménye nincs. A pdf formátumba átalakított meghatalmazást minden egyes beszámolóhoz csatolni kell, de ez lehet ugyanaz a korábban készített meghatalmazás, amely általános és visszavonásig érvényes.
A meghatalmazáshoz szerkeszthető okirat sablon az alábbi oldalon érhető el: https://birosag.hu/eljarasok-nyomtatvanyai/civil-eljarasok-urlapjai/civil-beszamolok
Figyelem! Az OBH nem lát rá a NAV-nál történő eljárásokra szóló regisztrációkra, illetve arra sem, hogy az adott szervezet Cégkapujához ki került ügykezelőként hozzárendelésre.
A beszámolóhoz csatolandó mellékletek
Könyvvizsgálói jelentés
Amennyiben kötelezett rá a szervezet a könyvvizsgálói jelentést csatolni kell.
A 479/2016 Korm rendelet 16 § szerint kötelező a könyvvizsgálat:
- annál a civil szervezetnél, amelynél az éves (éves szintre átszámított) bevétel az üzleti évet megelőző két üzleti év átlagában, ennek hiányában a tárgyévi várható bevétel a 300 millió forintot meghaladja,
- vagy ha a kötelezettséget jogszabály írja elő (pl. közalapítvány).
Önkéntesen bármikor lehet könyvvizsgálót választani és könyvvizsgálatot kérni. Kötelező a könyvvizsgálat, ha a szervezet létesítő okirata könyvvizsgálatot írt elő.
Kötelező a könyvvizsgálat pályázatot megvalósító szervezetnél, amennyiben a pályázati kiírásban előírták a projekt kötelező könyvvizsgálatát.
Kiegészítő melléklet
A 479/2016. (XII.28.) Korm. rendelet 22.§ (1) bekezdése szerint a civil szervezetnek az egyszerűsített éves beszámolójához szükséges a Számviteli törvény szerinti kiegészítő mellékletet is benyújtania. Másként fogalmazva a kettős könyvitelt vezető szervezeteknek kötelező kigészítő mellékletet is készíteni,
Régebben a beszámoló űrlap része volt a civil törvény által előírt kiegészítő melléklet. A civilk törvéyn (2011.évi CLXXV.tv.) 29.§ (4) szerinti kiegészítő mellékletet a számviteli törvény szerinti kiegásztő mellékletbe kell beépíteni. Ehhez ezt a formát javasoljuk:
kiegészítő melléklet a támogatásokról, adományokról
Meghatalmazás
A beküldő jogosultságának igazolására, akkor van szükség, ha a beszámolót nem a szervezt képviseleti joggal rendelkező tisztségviselője küldi be.
A beszámoló elfogadását igazoló dokumentumok
A jegyzőkönyv, jelenléti ív nem részei a beszámolónak, nem szükséges megküldeni a beszámoló mellékleteként!
A mellékletek csatolása elektronikus beküldés esetén
Könyvvizsgálói jelentés, a szöveges beszmoló, illetve a kiegészítő melléklet típusú csatolmányokhoz csatolt mellékletek megjelenítésre kerülnek, ezért fontos, hogy a melléklet csatolása során a megfelelő csatolmánytípust válasszák ki, mert ennek elmulasztása elutasítási ok lehet.
Az ÁNYK programban az Adatok>>Csatolmányok kezelése>>a csatolmány típusának kiválasztása
Értesítések
Az elektronikus úton beküldött beszámolók esetében az alábbi értesítések érkeznek:
A Központi Rendszertől érkező feladási és letöltési igazolás
Ezek az üzenetek a Tárhely alapbeállítása szerint kiszűrésre kerülnek, azaz nem találhatóak meg a „Beérkezett üzenetek” között és a Tárhelyhez tartozó e-mail címre sem érkezik ezekről értesítés. A „Szűrés” beállításával tudja ezeket az üzeneteket megtekinteni úgy, hogy a „Kivéve rendszerüzenetek” elől kiveszi a pipát:
Ha nem érkezik meg pár percen belül a Feladási és Letöltési igazolás, akkor érdemes a beszámolót ismételten elküldeni (előtte mindenképpen javasolt ellenőrizni, hogy nem került-e az igazolás a szűrt dokumentumok közé, illetve nem áll-e fenn a kézbesítést befolyásoló központi üzemzavar, amelyről a birosag.hu – Rendkívüli hírek oldalon ad tájékoztatást az OBH).
Az Országos Bírósági Hivataltól érkező érdemi válasz
Szabályszerű benyújtás esetén „Igazolás” dokumentum, nem szabályszerű benyújtás esetén „Elutasítás”, amelyben a hiba pontos megjelölésével hívjuk fel a figyelmet a beszámoló ismételt előterjesztésére.
Az érkező dokumentumot kérjük minden esetben olvassák el!
A NEA és egyéb pályázatok idején többször találkozunk azzal, hogy a szervezet beszámolója nem elérhető az OBH oldalán. Ennek oka lehet, hogy a szervezet ügyvezetője nem olvasta el az OBH elutasító végzését, illetve nem korrigálta a hiányosságát.
A beszámoló beküldése tisztújítás esetén
Gyakori kérdés a beszámoló benyújtása akkor, amikor még az újonnan megválasztott képviselő törvényszék általi bejegyzése folyamatban van. Ebben az esetben a megválasztott képviselő már eljárhat, az ez erre való jogosultságát a megválasztásáról szóló aláírt közgyűlési jegyzőkönyv csatolásával tudják igazolni (a beszámoló nyomtatvány „Meghatalmazás” csatolmánytípusához szükséges csatolni).
OBH Ügyfélszolgálat
A beszámolókkal kapcsolatban felmerült kérdéseikkel kapcsolatban az OBH Ügyfélszolgálati Irodája áll rendelkezésre az alábbi elérhetőségeken:
email: civilinfo@obh.birosag.hu
telefon: +36 1 354 4165, +36 1 354 4295
A beszámoló közzététele a szervezet honlapján és székhelyén
Ha a civil szervezet saját honlappal rendelkezik, akkor a beszámolót és a közhasznúsági mellékletet a saját honlapján is köteles elhelyezni. Ennek határideje szintén május 31. A szervezet a saját honlapján közzétett adatok folyamatos megtekinthetőségét legalább a közzétételt követő második üzleti évre vonatkozó adatok közzétételéig biztosítja. A szervezetnek be kell tartania azokat a szabályokat is, amelyeket a saját létesítő okiratában határoz meg a beszámolónak a szervezet székhelyén történő közzétételével, illetve a beszámoló nyilvánosságával, megtekinthetőségével kapcsolatban meghatároz.
