Az ülések megtartása elektronikus személyes jelenléttel, illetve tényleges és elektronikus jelenlét mellett

A részben vagy egészben elektronikus hírközlőeszköz igénybevételével megtartott üléseken 2021. június 1-től az alábbi szabályokat kell betartani:

1. A tényleges és a személyes jelenlét mellett megtartandó ülés esetében is biztosítani kell, hogy minden arra jogosult tag részt vehessen az ülésen.
2. Az 502/2020 Korm. rendelet már nem tiltja, hogy a tagok kezdeményezzék az ülés személyes részvétellel történő megtartását. Ezért van jelentősége annak, hogy az „online ülést” is meg lehet szervezni úgy, hogy a tagok egyrésze ténylegesen is megjelenik a közgyűlésen.
3. Ha működik ilyen szerv, akkor a felügyelőbizottság tagjának és az állandó könyvvizsgálójának tájékoztatására és a döntéshozó szerv ülésén való részvételére a tagokkal azonos módon kell lehetőséget biztosítani. (Bár a rendelet nem szól a tiszteletbeli és pártoló tagokról, de nem is oldja fel e különleges jogállású egyesületi tagok meghívásának, tájékoztatásának kötelezettségét!)
4. Az ülések nyilvánosságára vonatkozó jogszabályi követelményt alkalmazni kell. A közhasznú szervezeteknek a részben vagy egészben elektronikus személyes jelenléttel megtartott ülésein is biztosítani kell a bekapcsolódás lehetőségét annak, aki ezt kéri.
5. A napirendre vonatkozó részletes tájékoztatás a meghívóban nem mellőzhető. A napirendről előzetesen olyan részletességgel kell tájékoztatást adni, hogy a szavazásra jogosultak a tárgyalni kívánt témakörökben álláspontjukat kialakíthassák. Célszerű a határozat szövegszerű tervezetét közölni velük.
6. Meg kell határozni az igénybe vehető elektronikus hírközlő eszközöket és informatikai alkalmazásokat és ezekről természetesen tájékoztatást is kell adni. A rendelet az „elektronikus jelenlét kapcsán nem tér ki arra, hogy milyen eszközöket/csatornákat lehet használni. De a rendelet nem változat azon a civil törvényben (a nonprofit vállalkozások esetében a Ptk-ban) megjelenő követelményen, hogy az elektronikus hírközlő eszköz közvetítésével tartott ülésen elhangzottakat, és a meghozott határozatokat úgy kell rögzíteni, hogy azok utóbb is ellenőrizhetők legyenek. Erre pedig figyelni kell, nem mindegy milyen programot, applikációt használunk;
7. Ha a szervezet létesítő okirata az elektronikus hírközlő eszközök használatának szabályairól nem rendelkezik,  e szabályok megállapítására és a tagokkal való közlésére a jogi személy ügyvezetése – több önállóan eljáró vezető tisztségviselő esetén a munkáltatói jogok gyakorlására feljogosított vezető tisztségviselő – jogosult.
8. Ha a jogi személy ügyvezetése a tagokat (képviselőiket) személyesen nem ismeri, meg kell határozni a személyazonosság igazolásának módját. Arra sincs szabály, hogy ez miként és milyen eszközök útján történhet, de biztos, hogy az azonosításhoz szükséges, hogy az érintett személy arcát és az egyik fényképes igazolványát egy képernyőn lássa az azonosítást végző személy. (Adatvédelmi okokból ezt az azonosítást nem a többi tag előtt kell elvégezni. Az adott alkalmazás elkülönítést, privát közlést lehetővé tevő funkcióját kell használni.)   
9. Az ülést az erre kijelölt vezető tisztségviselőnek kell levezetnie, és neki kell elkészíteni a döntéshozó szerv ülésének jegyzőkönyvét;
10. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell az ülés megtartásának körülményeit is;
11. Ha az ülésen valamennyi tag elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével vesz részt, nem kell jelenléti ívet készíteni, azonban a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az ülésen elektronikus hírközlő eszköz útján részt vevő tagok adatait (legalább név, lakcím vagy jogi személy tagok, alapítók esetében székhely).
12. Ha a tagok közül többen személyesen vesznek részt az ülésen a jelenléti íven kell feltüntetni az ülésen elektronikus hírközlő eszköz útján részt vevő tagok adatait. A jelenléti ívet – speciális szabály hiányában – a Ptk. 3:75. § (1) bekezdés szerint közgyűlés levezető elnökének és a jegyzőkönyvvezetőnek kell hitelesítenie.
13. Ha az ülésen valamennyi tag elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével vesz részt, a jegyzőkönyvet az ülést levezető vezető tisztségviselő írja alá.
14. Ha az ülésen több tag személyesen vesz részt, akkor a jegyzőkönyvet – speciális szabály hiányában – a Ptk. 3:75 § (2) c) pontja szerint az ülést levezető vezető tisztségviselő mellett jegyzőkönyvvezetőnek, a jegyzőkönyv hitelesítőjének is alá kell írnia.
15. Az ügyvezetése köteles – ideértve a rendelkezésére álló elektronikus hírközlő eszköz vagy más személyazonosítást lehetővé tevő elektronikus eszköz segítésével történő tájékoztatást is – megtenni mindent annak érdekében, hogy a tagok a döntéshozatallal összefüggő tájékoztatást és okiratokat megkapják, valamint, hogy a meghozott döntésekről tájékoztatást kapjanak. Egyéb rendelkezés hiányában az alapszabály határozza meg, hogy mennyi ideje van az ügyvezetésnek a tagok és az érintettek tájékoztatására.
16. A jogi személy szervei az írásbeli jognyilatkozatokat – ideértve a döntéshozó szerv működésével összefüggő okiratokat is – a tag elektronikus levelezési címére (e-mail-cím) is megküldhetik. Ha a jogi személy létesítő okiratából más nem következik, az írásbeli jognyilatkozatot

1. vagy minősített elektronikus aláírással,
2. vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással
3. vagy ezek hiányában azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással lehet hitelesíteni. E követelménynek a civil szervezetek is meg tudnak felelni. A https://niszavdh.gov.hu oldalon az ügyfélkapu használatával, de ingyenesen és gyorsan lehet dokumentumhitelesítést végezni.