Határozathozatal ülés tartása nélkül – 2021. június 1 után

Azok a szervezetek is élhetnek ülés tartása nélküli határozathozatal lehetőségével, amelyeknek alapszabálya/alapító okirata ezt a döntéshozatali eljárást nem tartalmazza. Figyelni kell azonban arra, hogy 2021. június 1. után a közhasznú szervezetek döntéshozó szervei már nem hozhatnak ilyen módon határozatot. Az ülés tartása nélkül történő (írásos) határozathozatal esetében az alábbi szabályokat kell betartani:

1. A szavazásra történő felkérésben (meghívóban) a napirendre vonatkozó részletes tájékoztatás nem mellőzhető. A napirendről előzetesen olyan részletességgel kell tájékoztatást adni, hogy a szavazásra jogosultak a tárgyalni kívánt témakörökben álláspontjukat kialakíthassák, határozat tervezetét is érdemes közölni kell velük.
2. Az egyesület/alapítvány/szövetség, közalapítvány stb. szervei az írásbeli jognyilatkozatokat – ideértve a döntéshozó szerv működésével összefüggő okiratokat a papíralapú közlés helyett e-mail útján is megküldhetik a tagnak. Ha a szervezet létesítő okiratából más nem következik, akkor ezeket az okiratokat:

• vagy minősített elektonikus aláírással,
• vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással,
• vagy elektronikus bélyegzővel, illetve ennek hiányában azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással való hitelesítéssel aláírva kell a jognyilatkozatokat,  okiratokat a tag elektronikus levelezési címére (e-mail) is megküldeni.  E követelménynek a civil szervezetek is meg tudnak felelni. A https://niszavdh.gov.hu oldalon az ügyfélkapu használatával, ingyenesen és gyorsan lehet dokumentumhitelesítést végezni.

1. A szavazat megküldésére legalább 8 napot kell biztosítani.
2. Az ülés tartása nélküli döntéshozatal csak akkor lehet eredményes, ha legalább annyi szavazásra jogosult tag vissza küldi a szavazatát, mint amennyinek meg kellett volna jelennie a „normál”, személyes jelenléttel tartott ülésen, (1. példa: egy 10 fős  egyesület esetében legalább hat főnek kell szavaznia, és akkor tud a határozatot hozni, ha közülük négyen egyformán szavaznak. 2. példa: a 3 fős kuratórium akkor tud határozatot hozni, ha legalább 2 kurátor megküldi a szavazatát, és legalább ketten egyformán szavaznak.)
3. Ha valamennyi szavazásra jogosult tag vagy alapító szavazata a határidőt megelőzően érkezik meg, akkor idő előtt is le lehet zárni a szavazást.
4. Az ügyvezetésnek  a szavazásra megszabott határidő utolsó napját követő három napon belül – ha valamennyi tag vagy alapító szavazata ezt megelőzően érkezik meg, akkor az utolsó szavazat beérkezésének napjától számított három napon belül kell megállapítani a szavazás eredményét.
5. A határozathozatal napjának a szavazási határidő utolsó napját, ha valamennyi szavazat korábban beérkezik, akkor az utolsó szavazat beérkezésének napját kell venni.
6. Az ügyvezetésnek az eredményes szavazást követően három napja van arra, hogy közölje az eredményt a tagokkal vagy az alapítókkal.
7. a bármely tag vagy alapító az ülés megtartását kívánja, a legfőbb szerv ülését az ügyvezetésnek össze kell hívnia.
8. A tag szavazata akkor érvényes, ha abból egyértelműen megállapítható a tag személye (név, lakóhely vagy székhely, szervezet esetén képviselőjének neve).
9. A szavazatnak tartalmaznia kell a határozattervezet megjelölését – több határozati javaslat esetén a határozattervezetek sorszámát és az arra adott szavazatot.
10. A tag a szavazatát e-mail útján is megküldheti. Figyelni kell azonban arra, hogy más szabályok vonatkoznak a magánszemélyekre és a jogi személyekre. A magánszemély tagok esetében a tag azonosíthatóságához szükséges adatokat (név, lakóhely) kell tartalmaznia az e-mailben, postai úton vagy egyéb módon küldött írásos szavazatnak.
11. A jogi személy tagok esetében a szavazat hitelesítése körülményesebb lehet. Ha a szervezet létesítő okiratából más nem következik, a jogi személy tagok az e-mailben küldött szavazatokat  

• vagy minősített elektronikus aláírással
• vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással
• vagy ezek hiányában azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással lehet hitelesíteni. E követelménynek a civil szervezetek tagjai is meg tudnak felelni. A https://niszavdh.gov.hu oldalon az ügyfélkapu használatával, de ingyenesen és gyorsan lehet dokumentumhitelesítést végezni.